tile

ضمیمه 2



1 - سازماندهي

- بررسي و تهيه نمودار سازماني جديد. حذف واحدهاي غيرلازم و ايجاد واحدهاي جديد.

- بررسي و تهيه نمودار سازماني شاخه هاي اجرائي و اصلي تشکيلات با ذکر شرح وظائف و مسئوليت ها و اختيارات و خطوط ارتباط آن ها با يکديگر و با ساير واحدهاي ستادي.

 - تهيه نمودارکارگزيني و تعيين انواع و تعداد مشاغل مورد نياز کليه واحدهاي سازمان برنامه.

 - تعيين خطوط ارتباطي مشاغل با يکديگر به نحوي که هرشاغل بداند مسئول چه مقامي است و يا سرپرست چه افرادي. هدف اين کار اين بود که افراد از لحاظ اداري به دو مقام مختلف اداري مسئول نباشند، مگر استثنائا درمواردي که شرايط فني خاص آن شغل چنين حالتي را ايجاب مي نمود. به عنوان مثال اگر پزشکي در يک واحد سازماني مانند طرح مبارزه با مالاريا مشغول بود از لحاظ ساعات کار و انجام جنبه هاي اداري وظائفش درمقابل رئيس طرح، که احتمالا يک نفر مدير غيرپزشک بود، مسئول بود درحالي که از لحاظ انجام وظائف حرفه اي و تکنيکي خود، مانند نحوه مداواي بيماران و يا انجام سايرکارهاي تخصصي و طبي، از معيارها و دستورالعمل هاي وزارت بهداري و يا ساير مقامات فني مسئول پيروي مي گرديد.

 2 - امور استخدامي

- تشخيص انواع مشاغل و طبقه بندي آنها، تهيه و تنظيم جدول حقوق ها و مزاياي شغلي.

 - تنظيم آئين نامه هاي استخدامي شامل مقررات و ضوابط آزمايش و استخدام، آموزش، ارزيابي خدمات، ترفيع، حقوق، مزايا، رفاه، ماموريت، مرخصي، تنبيه و تشويق، پايان خدمت، و غيره.

- برقراري دوره هاي آموزشي اداري و مديريت چه در داخل و يا خارج از سازمان برنامه و تنظيم نحوه استفاده از بورس هاي خارجي به منظور افزايش مداوم سطح دانش کارمندان.

 3- تهيه روش هاي اداري و کنترل فرم ها

 - مطالعه کليه فعاليت هائي که درواحدهاي مختلف سازمان برنامه انجام مي گرفت از ابتدا تا انتها و براساس آن، تهيه روش هاي جديد ومشخص به طوري که جريان کارها کوتاه تر- سريعتر و اختيارات و مسئوليت افرادي که مسئول اجراي هريک از مراحل آن بودند کاملا مشخص و قابل نظارت باشد. اين امر ازدوباره کاري و لوث مسئوليت و تضاد اختيارات افراد جلوگيري مي کرد.

- تهيه فرم هاي معين و مشخص براي کارهاي تکراري که درموارد نظيربه کار برده مي شد، از قبيل دستور خريد کالا، پرداخت صورت حساب ها، انجام مناقصه ها، درخواست استخدام و غيره. اين فرم ها کد گذاري شده و در مرکزي در قسمت تشکيلات متمرکز مي شدند تا به طور يکسان در تمام ادارات سازمان برنامه به کار روند و درصورت لزوم نيز درهمان جا اصلاح و يا تغيير يابند.

 - بررسي و بهبود بايگاني هاي کليه واحدها و ايجاد يک سيستم نوين و يک نواخت براي حفظ و نگاهداري وطرز استفاده از پرونده ها و ايجاد يک بايگاني مرکزي در دبيرخانه مرکزي.

 - بررسي و بهبود نحوه تهيه و کدگزاري طرح هاي اجرائي وعمراني و تهيه يک سيستم گزارش نويسي منظم ازجريان پيشرفت طرح ها. از اين طريق حسن جريان پيشرفت طرح ها و نظارت برتطبيق آنها با ضوابط مربوط درحين اجراي واقعي کار امکان پذير مي شد. همچنين آهنگ پيشرفت کار و هزينه هاي انجام شده درارتباط با برنامه پيشرفت کار و بودجه پيشبيني شده کاملا مشخص و قابل نظارت مي گرديد.

 - تهيه و تنظيم يک سيستم جديد بايگاني براي کليه طرح هاي اجرائي و اعتباري سازمان برنامه همراه با گزارش هاي دوره اي درباره هريک از آنها. ايجاد اين سيستم موجب مي شد که درهرلحظه رسيدگي به مسائل مختلف هر طرح به آساني ميسر شود و با دردسترس داشتن آخرين اطلاعات اجرائي و مالي هم بررسي وضع اعتبارات سازمان برنامه را در هرزمان امکان پذير مي کرد و هم تهيه بودجه عمراني سالانه را تسهيل مي نمود. طرح مزبور براساس ضوابطي که عمده آنها به قرار ذيل بودند پيشنهاد و مورد تائيد قرار گرفت.

4- استفاده از فضاي اداري

  1.  با توجه به نوع کار- مقام سازماني- ميزان ارباب رجوع و غيره براي هر يک از مشاغل فضاي مورد نياز آن مشخص شود.
  2.  وسائل مورد نياز از قبيل ميز و صندلي، جعبه هاي بايگاني، کتابخانه، وسائل دفتري مبل و غيره هرشغل تعيين و براي مشاغل مشابه استاندارد و يکنواخت شود.
  3.  کارکناني که شغلشان مستلزم تماس دائم با ارباب رجوع است با کارکناني که ارباب رجوع خاصي ندارند و کارشان بيشتر جنبه فکري دارد دريک اطاق قرار نگيرند.
  4.  اداراتي که به علت نوع کار با مراجعين خارج از سازمان برنامه تماس زياد دارند درطبقات اول ساختمان و نزديک درهاي ورودي قرار گيرند تا رفت وآمد ارباب رجوع آرامش و نظم ساير ادارات را مختل نکند.
  5.  واحدهاي هرشاخه اجرائي نزد هم قرار داشته باشند و اداراتي که کارشان به هم مربوط است، تا آن جا که ممکن است، درهمسايگي يکديگرجا داشته باشند تا بدين وسيله در رفت و آمد افراد، آورد و برد پرونده ها و نامه ها، حداکثر صرفه جوئي دروقت بشود.
  6.   دفاتر مديران هرشاخه اجرائي درهمان طبقاتي باشد که واحدهاي زيرنظر آنها جاگرفته اند. درگذشته مديران علاقه داشتند حتي الامکان درطبقه اي باشند که دفتر مديرعامل درآن قرار داشت. قرابت جغرافيائي به مديرعامل نشانه اهميت شغل و پرستيژ شخصي بود، ولي متاسفانه دوري آنها از کارکنانشان يا موجب تردد آنان در طبقه مديرعامل و قائم مقام او و دفاتر هيئت نظارت و شوراي عالي برنامه و درنتيجه ازدحام درآن قسمت مي شد و يا دسترسي سريع و نظارت مستقيم مديران را در کار و يا حضور و غياب کارمندان مشکل مي کرد.
  7.   تعيين جا و مکان لازم براي بايگاني هاي اختصاصي واحدها، تعيين محل و موقعيت مناسب براي نهارخوري و آشپزخانه کارکنان و دستشوئي هاي کافي درطبقات مختلف و مراقبت لازم درنظافت آنها.
  8.   برقراري سيستم تلفن مدير و منشي به نحوي که منشي بتواند مراجعات تلفني ارباب رجوع را مستقيما به مسئولين اصلي کار مورد نظر هدايت کند و از اين طريق فقط کساني را به تلفن مدير مرتبط سازد که حتما و ضرورتا بايد با او تماس بگيرند. اين رويه مقدار زيادي در وقت مديران صرفه جوئي مي کرد. درگذشته که منشي وجود نداشت و تلفن ها مستقيما به دفتر مديران وصل بود، مديران به ناچار تمام تلفن ها را ضمن اداره جلسات يا مذاکره با ارباب رجوع جواب مي دادند. درنتيجه، يا اکثر مراجعين را از سر باز مي کردند و يا به تلفن متصديان مربوطه راهنمائي مي نمودند. تغيير در اين روش مقدار قابل ملاحظه اي از وقت مديران و مراجعين را صرفه جوئي مي کرد و به مديران فرصت تعمق و تمرکز فکري بيشتر درجلسات و مذاکرات با همکاران و يا ارباب رجوع مي داد.
  9.  ايجاد تلفن خانه مرکزي با سيستم جديدي که اجاره مي داد کارکنان، به استثناي آنهائي که به دليل سمت يا اقتضاي نوع شغل مجاز به داشتن خط آزاد بودند، ازطريق تلفنخانه مرکزي، آن هم براي کارهاي اداري، با خارج تماس داشته باشند. براي کارهاي ضروري و خصوصي کارکنان نيز تلفن هاي عمومي درطبقات مختلف نصب شود.